CODE D’ÉTHIQUE EN MATIÈRE DE COLLECTE DE FONDS

 

INTRODUCTION

Le présent Code d’éthique en matière de collecte de fonds vise principalement à garantir aux donateurs l’intégrité et la responsabilité financière de la Fondation du Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie qui sollicite et reçoit leur appui financier.

La Fondation s’engage à mettre en œuvre des pratiques de collecte de fonds respectant les lois fiscales, les droits des donateurs à l’information tout en assurant le respect de leur vie privée.  La Fondation s’engage également à gérer d’une manière responsable les dons qui lui sont confiés ainsi qu’à déclarer ses affaires financières de façon exacte et complète.

 

A - DROITS DES DONATEURS

1. Tous les donateurs (particuliers, entreprises et fondations publiques et privées et celles des bénéficiaires) peuvent obtenir un reçu officiel de dons aux fins de l’impôt sur le revenu (ci-après désigné « Reçu officiel de dons ») au montant du don.  Dans le cas de dons non monétaires (ou dons en nature), les donateurs peuvent obtenir un Reçu officiel de dons qui fait état de la juste valeur marchande du don. Les dons admissibles sont définis dans le bulletin d’interprétation IT-297R2 de l’Agence du revenu du Canada.
   
   
2. Les donateurs et donateurs éventuels ont droit aux documents qui suivent, sur demande :
   
   
   1. Les derniers états financiers adoptés par le conseil d’administration de la Fondation ;
      
      
   2. Le numéro d’enregistrement (BN) attribué par  Agence du revenu du Canada ;
      
      
   3. Toute information contenue dans la partie publique de la dernière déclaration de renseignements des organismes de charité (formulaire T3010) présentée par la Fondation à l’Agence du revenu du Canada;
      
      
   4. La liste des membres du conseil d’administration de la Fondation ;
      
      
   5. Un exemplaire du Code d’éthique en matière de collecte de fonds.
      
      
3. Les donateurs et donateurs éventuels ont le droit de savoir, sur demande, si un particulier qui sollicite des fonds au nom de la Fondation est un(e) bénévole ou un(e) employé(e).
   
   
4. Les donateurs sont encouragés par la Fondation à demander des conseils d’une source fiable et indépendante, surtout si le don éventuel pourrait influer considérablement sur leur situation financière, leur revenu imposable ou leurs relations avec d’autres membres de leur famille.
   
   
5. Les donateurs qui requièrent l’anonymat verront leur demande respectée.
   
   
6. La vie privée des donateurs sera respectée. Les dossiers des donateurs tenus par la Fondation demeurent confidentiels et toutes les mesures nécessaires sont prises à cet effet.  Les donateurs peuvent toutefois consulter leur propre dossier, en contester le contenu s’il y a lieu, et y faire apporter des corrections, si nécessaire.
   
   
7. Les donateurs et donateurs éventuels seront traités avec respect. Tous les efforts possibles seront déployés pour répondre à leurs demandes :
   
   
   1. de limiter la fréquence des sollicitations ;
      
      
   2. de ne pas être sollicités par téléphone ou autre moyen technologique ;
      
      
   3. de recevoir des documents imprimés concernant la Fondation.
      
      
8. La Fondation répondra promptement à toute plainte déposée par des donateurs ou donateurs éventuels au sujet de toute question abordée dans le présent Code d’éthique en matière de collecte de fonds.  Un membre désigné du personnel ou un bénévole tentera en premier lieu de satisfaire le plaignant.  Un plaignant qui demeure insatisfait sera informé qu’il peut en appeler par écrit devant le conseil d’administration de la Fondation ou son représentant désigné et sera informé par écrit de la décision.

 

B - PRATIQUES DE COLLECTE DE FONDS

1. Les sollicitations faites aux fins de collecte de fonds au nom de la Fondation doivent :
   
   
   1. être véridiques ;
      
      
   2. décrire avec précision les activités de la Fondation et l’affectation projetée des fonds faisant l’objet de la demande de dons ;
      
      
   3. respecter la dignité et la vie privée des personnes qui profitent des activités de la Fondation.
      
      
2. Certaines pratiques de collectes de fonds seront encouragées :
   
   
   1. un donateur peut transférer des biens à la Fondation en retour d’une rente viagère ou à durée déterminée ;
      
      
   2. le don d’une police d’assurance vie permet à un donateur de léguer une somme importante à la Fondation tout en exigeant un débours annuel relativement modeste ;
      
      
   3. le transfert de la propriété d’un bien à la Fondation peut se faire en laissant l’usage du bien ou les revenus produits au donateur pour un certain temps (e.g. jusqu’à son décès).
      
      
3. Les bénévoles, les employés et les solliciteurs rémunérés qui sollicitent ou reçoivent des fonds au nom de la Fondation  doivent :
   
   
   1. respecter les dispositions du présent Code d’éthique en matière de collecte de fonds ;
      
      
   2. agir avec honnêteté, intégrité et en conformité avec toutes les lois applicables ;
      
      
   3. respecter les dispositions applicables des codes d’éthique professionnels, des normes d’exercice, etc. ;
      
      
   4. cesser de solliciter un donateur éventuel qui considère la sollicitation comme du harcèlement ou des pressions excessives ;
      
      
   5. déclarer immédiatement à la Fondation tout conflit d’intérêts réel ou apparent ; et
      
      
   6. n’accepter aucun don à des fins incompatibles avec les objectifs ou la mission de la Fondation.
      
      
4. Les solliciteurs rémunérés, qu’ils s’agissent de membres du personnel ou de conseillers, ont droit à un salaire, des acomptes ou des honoraires et ne touchent pas de commissions d’intermédiaire, de commissions ou autres paiements basés sur le nombre de dons reçus ou la valeur des fonds recueillis.  Les politiques de rémunération des solliciteurs, notamment la rémunération en fonction du rendement (comme les augmentations de salaire ou les primes) sont en conformité avec les politiques salariales du Pensionnat du Saint-Nom-de-Marie, qui s’appliquent au personnel de la Fondation.
   
   
5. Dans l’éventualité où un donateur contribue à la mission de la Fondation et dans les douze (12) mois suivants est accusé de fraude, la Fondation s'engage alors à rembourser les sommes reçues aux personnes qui ont été lésées par ce donateur et qui en font la demande à la Fondation, la dite demandée étant supportée par une preuve suffisante.  De plus, la Fondation se réserve le droit de retirer toute reconnaissance publique faite à l’égard de ce donateur.
   
   
6. La Fondation ne vendra ni ne transmettra  sa liste de donateurs. 
   
   
7. Le conseil d’administration de la Fondation sera informé au moins annuellement du nombre, du type et du règlement des plaintes reçues de donateurs ou donateurs éventuels relativement à des sujets contenus dans le présent Code d’éthique en matière de collecte de fonds.

 

C - RESPONSABILITÉS FINANCIÈRES

1. Les affaires financières de la Fondation seront gérées d’une manière responsable, en conformité avec les obligations éthiques générales de gestion et les exigences légales des organismes de réglementation provinciaux et fédéraux.
   
   
2. Tous les dons serviront à appuyer la mission et les objectifs de la Fondation tels qu’ils sont enregistrés auprès de l’Agence du revenu du Canada.
   
   
3. Les dons assujettis à des restrictions ou désignés seront traités selon les volontés du donateur.  Si cela est nécessaire, en raison de modifications à un programme ou de changements organisationnels, d’autres affectations seront examinées, lorsque cela est possible, avec le donateur ou son représentant légal.
   
   Si aucune entente ne peut être conclue avec le donateur ou son représentant légal au sujet d’autres affectations possibles d’un don assujetti à des restrictions ou désigné, la Fondation rendra la partie non encore affectée du don.  Si le donateur est décédé ou légalement inapte et que la Fondation est incapable de joindre un représentant légal, le don sera utilisé de la manière la plus compatible possible avec l’objectif initial du donateur.
   
   
4. Les rapports financiers annuels :
   
   
   1. seront vérifiés par une firme de vérificateurs externes ; et
      
      
   2. seront préparés conformément aux principes et normes comptables généralement reconnus au Canada.
      
      
5. Ne seront affectés à l’administration et à la collecte de fonds que les fonds nécessaires à assurer une gestion efficace et le développement des ressources. La Fondation respectera ou dépassera l’exigence de l’Agence du revenu du Canada concernant les dépenses affectées aux activités de collecte de fonds.
   
   
6. Le conseil d’administration examinera régulièrement la rentabilité du programme de collecte de fonds de la Fondation.